Damit die Konferenz auf höchstmöglichem fachlichem Niveau stattfindet und ihre Ergebnisse breite internationale Akzeptanz finden, wird sie sorgfältig vorbereitet (siehe auch Multi-Stakeholder-Dialog).

• Ein Internationalen Lenkungsausschuss (International Steering Committee) wurde einberufen, um die Veranstalter im Hinblick auf Themen, Struktur und angestrebte Ergebnisse der Konferenz zu beraten.
   
• Regionale Vorbereitungstreffen finden statt, damit interessierte Parteien aus allen Ländern und Regionen der Welt ihre Erwartungen an die Konferenz vortragen und die Themen ihrer Wahl und ihre Ergebniserwartungen diskutieren können.
   
• Der Nationalen Begleitkreis ist das Konferenzforum der deutschen Akteure im Bereich erneuerbare Energien und Entwicklungszusammenarbeit.
   
• Ein Organisationskomitee koordiniert die Vorbereitungen.
   
• Das  Konferenzsekretariat wird von der Deutschen Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) GmbH in Zusammenarbeit mit der Deutschen Energie-Agentur gestellt.

Der thematische Vorbereitungsprozess wird durch die Erarbeitung der Konferenzdokumente konkretisiert, die von den Veranstaltern zur Verfügung gestellt werden.